ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА: Що потрібно знати кожному
ЕЛЕКТРОННА ТРУДОВА КНИЖКА: Що потрібно знати кожному
Чому паперова трудова книжка більше не головна, що таке реєстр застрахованих осіб і що зробити, аби не втратити стаж.
ЩО ЗРОБИТИ ПРЯМО ЗАРАЗ — ПОКРОКОВИЙ ЧЕКЛІСТ
Зайдіть на portal.pfu.gov.ua або у мобільний застосунок «Пенсійний фонд» та виконайте чотири кроки.
Крок 1. Перевірте свій наявний загальний стаж
В особистому кабінеті на головній сторінці в реквізиті «Загальний страховий стаж» закладки «Страхові дані, наявні в РЗО» або в сформованому електронному документі (довідці) «Витяг з РЗО» — загальна кількість років, місяців і днів підтвердженого стажу. Якщо бачите лише стаж після 2004 року — не лякайтесь, просто потрібно подати сканкопії трудової книжки, і ПФУ «доплюсує» старі роки.
Крок 2. Перевірте, чи роботодавець сплачує за вас внески
Перейдіть до розділу «Моя заробітна плата» — там видно суми доходу, з яких нараховувався ЄСВ щомісяця. Якщо за рік, коли ви офіційно працювали, стоїть «0 днів» — це сигнал звернутись до роботодавця. Навіть офіційне працевлаштування не гарантує зарахування стажу, якщо внесок не надходив до системи.
Крок 3. Звірте записи в електронній трудовій книжці
Перейдіть до розділу «Електронна трудова книжка» → вкладка «Дані ЕТК» і порівняйте всі записи з вашою паперовою трудовою. Якщо якийсь запис відсутній або некоректний — подайте сканкопії через «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
Крок 4. Подайте сканкопії трудової, якщо ще не зробили цього
Особливо важливо для тих, чия трудова діяльність розпочалась до 2004 року — саме цей період підтверджується паперовими документами. Після подання статус опрацювання відстежуйте у розділі «Мої звернення».
Важливо пам'ятати:
• Стаж до 2004 року підтверджується тільки трудовою книжкою або іншими документами.
• Стаж після 2004 року зараховується тільки якщо сплачено ЄСВ.
• Додатково можна підтвердити стаж, подавши: диплом про освіту (навчання до 2004 р.), свідоцтво про народження дитини (декретний період), військовий квиток.
• Перевірте стаж зараз, поки підприємства ще існують і архіви доступні — щоб заздалегідь виявити можливі неточності.
ЯК ПОДАТИ СКАНКОПІЮ ТРУДОВОЇ
Онлайн — через портал ПФУ (portal.pfu.gov.ua)
1. Підготуйте скановані копії (фото) документів — всі заповнені сторінки у хронологічному порядку, включно з титульною. Копії (фото) мають буди кольорові, у форматі PDF або JPEG (це два найпоширеніші формати для фотографій і сканів — їх підтримує будь-який телефон чи комп’ютер), кожен файл — не більше 1 Мб.
2. Увійдіть в особистий кабінет — через Дія.Підпис, Bank ID (ПриватБанк, Монобанк, Ощадбанк тощо) або КЕП.
3. Оберіть розділ — «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини».
4. Заповніть дані — особисті відомості, надайте згоду на обробку персональних даних.
5. Прикріпіть файли — завантажте підготовлені копії у хронологічному порядку.
6. Підпишіть та надішліть — підпишіть заявку електронним підписом (ЕЦП) і відправте.
Більш детальний опис за посиланням https://youtu.be/F9Ecj4CGuxo?si=E995sTPO7fK4eWZi
Статус розгляду відстежуйте у розділі «Мої звернення». Те саме можна зробити через мобільний застосунок «Пенсійний фонд» (App Store / Google Play).
Скільки чекати? Через великий наплив заявок — орієнтовно 1,5–2 місяці. Пенсійний фонд зобов'язаний прийняти й обробити документи у будь-який час, навіть після офіційного терміну.
ДЕ ПЕРЕВІРИТИ РЕЗУЛЬТАТ
Після опрацювання документів зайдіть у кабінет на portal.pfu.gov.ua або у мобільний застосунок і перевірте розділи:
«Електронна трудова книжка» → меню «Дані ЕТК» → вкладка «Відцифрована ЕТК» — всі записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, а також завантажені скани у вкладці «Скан-копії трудової книжки».
На головній сторінці в реквізиті «Загальний страховий стаж» закладки «Страхові дані, наявні в РЗО» або в сформованому електронному документі «Витяг з РЗО» — загальний страховий стаж з урахуванням поданих документів.
Сформувати електронний документ «Витяг з РЗО»: розділ «Комунікації з ПФУ» → Запит на отримання електронного документу → Тип звернення « Витяг з РЗО» → надати згоду на на передачу та обробку персональних даних та відправити до ПФУ→ переглянути документ у розділі «Мої звернення».
ПИТАННЯ ТА ВІДПОВІДІ
Паперова трудова книжка більше не діє?
Не зовсім. З 10 червня 2021 року головним документом обліку трудових відносин є реєстр застрахованих осіб Пенсійного фонду. Паперова книжка тепер лише дублює цю інформацію. Записи в ній після цієї дати — просто копія того, що вже є в реєстрі.
А якщо я починав(ла) працювати у 80-х чи 90-х — де ті дані?
Саме для таких випадків і запустили кампанію з оцифрування трудових книжок. Дані з реєстру накопичуються з 2000 року. Для підтвердження більш ранніх періодів потрібно подати сканкопію паперової трудової.
До якого терміну це треба зробити?
Закон давав час до 10 червня 2026 року, але відповідальності за прострочення немає. До того ж зараз ініціюється продовження цього терміну. Пенсійний фонд прийме вашу трудову книжку в будь-який момент — навіть після дедлайну.
Пенсіонерам теж потрібно щось робити?
Ні. Якщо людина вже виходила на пенсію, її трудова книжка була оцифрована під час оформлення виплат.
Чи зараховується робота в Росії?
Лише якщо між країнами є відповідна угода про взаємозалік стажу. На сьогодні такої угоди немає, тому ці періоди для розрахунку пенсії не враховуються.
В головному управлінні Пенсійного фонду України в Сумській області створено спеціальні телефони гарячих ліній за тематикою "Оцифрування трудових книжок". У разі виникнення запитань ви маєте можливість звернутись для їх вирішення та супроводу за цими телефонами: https://www.facebook.com/share/p/1D47UNHUjJ/
Інформує: Головне управління Пенсійного фонду України в Сумській області https://www.facebook.com/share/p/1EXsfo2EXs/
